Plusieurs Workspaces vous permet d’organiser un même compte Giraffe360 en plusieurs espaces de travail distincts pour vos agences, équipes, marques ou flux de travail.
Chaque Workspace peut avoir ses propres :
Projets et utilisateurs
Caméras
Presets et éléments de branding
Intégrations
Analytics
Si vous n’avez besoin que d’un seul Workspace, votre façon de travailler ne change pas.
Important pour les clients existants : la visibilité des projets est désormais contrôlée via l’accès au Workspace ou au projet, plutôt que via l’attribution des caméras. |
Pourquoi utiliser Multiple Workspaces ?
Multiple Workspaces est conçu pour aider les entreprises à organiser Giraffe360 selon leur mode de fonctionnement réel.
Par exemple, vous pouvez utiliser des Workspaces distincts pour :
Organiser différentes agences ou bureaux.
Séparer différentes équipes ou villes.
Gérer différentes marques ou différents flux de travail clients.
Donner aux utilisateurs accès uniquement aux Workspaces ou projets dont ils ont besoin.
Organiser les caméras et les presets pour différentes équipes.
Consulter les données relatives aux projets et à l’utilisation de chaque Workspace.
Qu’est-ce qui change ?
Avant
Votre Organization disposait d’une structure partagée unique.
Les projets étaient gérés ensemble.
Les utilisateurs étaient principalement attribués via les caméras.
Un seul preset pouvait être partagé au sein de l’Organization.
Les caméras n’étaient pas séparées par Workspace.
Les Analytics et les données d’utilisation étaient consultées au niveau de l’Organization.
Avec Multiple Workspaces
Votre Organization peut désormais contenir plusieurs Workspaces.
Les projets sont organisés par Workspace.
Les utilisateurs peuvent recevoir un accès à des Workspaces spécifiques ou à des projets individuels.
Les presets sont gérés par Workspace.
Les caméras sont attribuées aux Workspaces.
Les Analytics sont associés au Workspace actif.
Les intégrations peuvent être activées ou désactivées pour chaque Workspace.
Les intégrations sociales sont gérées par Workspace.
Votre Organization reste le compte central pour la facturation et la gestion au niveau de l’entreprise.
Chaque Organization dispose automatiquement d’un Workspace par défaut. Les clients qui n’ont besoin que d’un seul Workspace peuvent donc continuer à travailler comme aujourd’hui, sans rien créer.
Comprendre les Organizations et les Workspaces
Une Organization est le compte Giraffe360 principal de votre entreprise.
Un Workspace se trouve au sein de votre Organization et peut représenter une agence, un bureau, une équipe, une marque ou un flux de travail client.
Par exemple :
Organization : ABC Estate Agents
Workspace Londres
Workspace Manchester
Workspace Liverpool
Chaque Workspace peut avoir ses propres utilisateurs, caméras, presets et projets, tandis que l’Organization reste le compte central. La facturation reste gérée au niveau de l’Organization.
Les Workspaces ne peuvent pas contenir d’autres Workspaces.
Rôles et autorisations
Multiple Workspaces introduit cinq rôles :
Rôle | Accès à l’Organization | Accès au Workspace | Accès aux projets | Peut faire | Ne peut PAS faire |
Admin | ✔️ | ✔️ | ✔️ | Accès complet à toute l’Organization. | - |
Organization Manager | ✔️ | ✔️ | ✔️ | Peut créer, modifier et supprimer des Workspaces. | Ne peut pas inviter ou supprimer des Organization Managers. |
Workspace Manager |
| ✔️ | ✔️ | Peut gérer les Workspaces qui lui sont attribués. | Ne peut pas gérer les Workspaces qui ne lui sont pas attribués. |
Workspace User |
| ✔️ | ✔️ | Peut accéder aux projets de ses Workspaces attribués (mode modification ou consultation). | Ne peut pas gérer ses Workspaces. |
Project User |
|
| ✔️ | Peut accéder aux projets qui lui sont attribués (mode modification ou consultation). | Ne peut pas accéder aux projets qui ne lui sont pas attribués. |
Accès des Admins/Managers
Peuvent tout faire.
Accès des Workspace Users
Un Workspace User peut recevoir :
Accès en modification – accès à tous les projets actuels et futurs du Workspace.
Accès en consultation – accès en lecture seule à tous les projets actuels et futurs du Workspace.
Cela remplace l’ancien modèle dans lequel les utilisateurs Basic étaient principalement attribués à des caméras et obtenaient ainsi accès aux projets capturés avec ces caméras.
Accès des Project Users
Un Project User peut recevoir :
Accès en modification – accès en modification au(x) projet(s) sélectionné(s).
Accès en consultation – accès en lecture seule au(x) projet(s) sélectionné(s).
Créer et gérer un Workspace
Chaque Organization commence avec un Workspace par défaut.
Si vous n’avez besoin que d’un seul Workspace, vous n’avez rien à créer.
Si vous souhaitez séparer vos activités dans plusieurs Workspaces, un Admin ou un Organization Manager disposant des autorisations appropriées peut créer des Workspaces supplémentaires.
Créer un Workspace
Ouvrez les paramètres de votre Organization.
Accédez à l’onglet Workspaces.
Sélectionnez Create Workspace.
Saisissez le nom du Workspace.
Configurez les paramètres du Workspace.
Enregistrez le Workspace.
Renommer un Workspace
Ouvrez les paramètres de votre Workspace.
Sélectionnez l’option permettant de modifier les informations du Workspace.
Modifiez le nom du Workspace.
Enregistrez vos modifications.
Supprimer un Workspace
Un Workspace ne peut être supprimé que lorsqu’il est vide ou que ses projets ont été transférés vers un autre Workspace au sein de la même Organization. Les caméras doivent être réattribuées à un autre Workspace.
Transfert de projets
Vous pouvez transférer un projet d’un espace de travail à un autre. Pour cela :
Cliquez sur l’onglet Organisation, puis sur Gérer l’organisation
Cliquez sur l’onglet Tous les projets
Sélectionnez le projet que vous souhaitez transférer
Cliquez sur les trois points à droite
Cliquez sur Transférer
Sélectionnez l’espace de travail vers lequel vous souhaitez transférer le projet
Cliquez sur Déplacer le projet
Vous pouvez également effectuer cette action directement depuis les paramètres du projet, à condition de disposer des autorisations nécessaires.
Paramètres du Workspace
Chaque Workspace dispose de sa propre configuration, notamment :
Projets
Attribution des caméras
Accès des utilisateurs
Presets
Leads
Analytics
Intégrations CRM
Intégrations sociales
Le sélecteur de Workspace apparaît dans la navigation supérieure lorsqu’une Organization possède plusieurs Workspaces.
Si votre Organization ne possède qu’un seul Workspace, le sélecteur est masqué et vous pouvez continuer à travailler normalement.
Attribuer des utilisateurs aux Workspaces
Les utilisateurs peuvent désormais recevoir un accès au niveau du Workspace ou au niveau du projet.
Les Administrators et Workspace Managers peuvent attribuer des utilisateurs dans le périmètre des Workspaces qu’ils gèrent.
Donner à un utilisateur accès à un Workspace entier
Utilisez le rôle Workspace User lorsqu’une personne doit avoir accès à tous les projets d’un Workspace.
Vous pouvez choisir :
Accès en modification
L’utilisateur peut modifier tous les projets actuels et futurs du Workspace.
Accès en consultation
L’utilisateur peut consulter tous les projets actuels et futurs du Workspace, mais ne peut pas les modifier.
Donner à un utilisateur accès à des projets spécifiques
Utilisez le rôle Project User lorsqu’une personne ne doit avoir accès qu’à certains projets.
Vous pouvez choisir :
Accès en modification
L’utilisateur peut modifier le ou les projets sélectionnés.
Accès en consultation
L’utilisateur peut consulter le ou les projets sélectionnés sans les modifier.
Cela signifie que vous n’avez plus besoin d’utiliser l’attribution des caméras pour contrôler l’accès d’un utilisateur aux projets.
Presets et paramètres du Workspace
Les presets sont désormais gérés par Workspace.
Cela permet à différents Workspaces d’utiliser des paramètres de traitement et des paramètres visuels différents, sans affecter les autres Workspaces.
Lorsque vous créez un nouveau Workspace, vous pouvez :
Copier les presets d’un Workspace existant et les modifier.
Créer les presets de votre Workspace à partir de zéro.
Les presets peuvent inclure des paramètres tels que :
Branding
Couleurs
Profils colorimétriques
Autres paramètres de traitement propres au Workspace
Les presets peuvent être copiés entre les Workspaces par un Admin ou un Organization Manager.
Caméras et Workspaces
Les caméras appartiennent à votre Organization, mais sont attribuées à un Workspace.
Chaque caméra possède un Workspace par défaut. Les projets capturés avec cette caméra sont envoyés vers ce Workspace, sauf si un autre Workspace est sélectionné lors de la capture.
Une caméra ne peut être attribuée qu’à un seul Workspace à la fois, tandis qu’un Workspace peut contenir plusieurs caméras.
Sélectionner un Workspace avant la capture
Si votre Organization possède plusieurs Workspaces, vous pouvez sélectionner le Workspace vers lequel le projet doit être envoyé avant de commencer la capture.
Si un seul Workspace est disponible, le Workspace par défaut est utilisé automatiquement.
Dans quel Workspace mon projet est-il envoyé ?
Le Workspace attribué à la caméra au moment où l’envoi commence détermine l’endroit où le projet est enregistré.
Si l’attribution de la caméra à un Workspace est modifiée après le début de l’envoi, l’envoi en cours reste associé au Workspace d’origine.
Médias et branding de l’entreprise
Les médias de l’entreprise, tels que les éléments de branding, peuvent être utilisés dans toute votre Organization et associés à des Workspaces individuels via les presets.
Cela permet à différents Workspaces d’utiliser le branding approprié à leur flux de travail.
Par exemple, différents Workspaces peuvent utiliser différents :
Logos
Filigranes
Images de contact
Paramètres de couleur
Profils colorimétriques
Comment définir une image de marque différente pour chaque espace de travail
L’image de marque peut être configurée de deux façons. Lors de la création d’un espace de travail, vous aurez la possibilité de sélectionner votre image de marque. Une fois l’espace de travail créé, si vous souhaitez modifier l’image de marque :
Cliquez sur l’onglet Espace de travail
Cliquez sur Gérer l’espace de travail
Ouvrez l’onglet Préréglages
Cliquez sur Données de la propriété
Modifiez votre image de marque selon vos besoins
Comment définir un branding différent pour chaque Workspace
Intégrations sociales
Les intégrations sociales suivantes sont gérées au niveau du Workspace :
YouTube
Facebook
Instagram
Chaque Workspace peut connecter ses propres comptes sociaux. Les comptes sociaux connectés ne sont pas partagés entre les Workspaces.
Intégrations CRM
Les paramètres des intégrations CRM restent gérés au niveau de l’Organization.
La facturation des intégrations CRM payantes reste également au niveau de l’Organization. Vous pouvez activer ou désactiver, au niveau de l’Organization, la possibilité de connecter les Workspaces aux CRM. Une fois cette possibilité activée, vous pouvez connecter différents CRM à chaque Workspace si vous disposez de plusieurs comptes CRM.
Analytics
Les Analytics sont associés au Workspace actif.
Lorsque vous consultez les Analytics, vous voyez les données du Workspace que vous consultez actuellement.
Cela permet aux équipes et aux agences de comprendre leur propre activité et leur utilisation des projets sans les mélanger avec celles des autres Workspaces.
Les Analytics à l’échelle de l’Organization, couvrant tous les Workspaces, ne sont actuellement pas disponibles.
Facturation et utilisation
La facturation reste gérée au niveau de l’Organization.
Votre Organization continue de fournir une vue centrale de :
Caméras
Projets capturés
Types d’abonnement
Add-ons
Les rapports au niveau du Workspace fournissent une ventilation de l’utilisation, notamment :
Projets par Workspace
Caméras attribuées à chaque Workspace
Utilisation par Workspace
Votre relation de facturation reste avec l’Organization et non avec les Workspaces individuels. Dans la section de facturation, il est possible de consulter la répartition de l’utilisation par Workspace pour les cas de fusion et les crédits AI. Ces informations sont uniquement indicatives et ne sont pas séparées sur la facture.
Que se passe-t-il avec ma configuration actuelle ?
L’introduction de Multiple Workspaces est conçue pour éviter de perturber votre configuration actuelle.
Lorsque votre compte est migré :
Vos accès existants sont conservés grâce à un processus de migration.
Les Managers existants deviennent automatiquement des Organization Managers.
Vos caméras sont placées dans le Workspace par défaut.
Les accès existants des utilisateurs aux projets sont conservés pendant la migration.
Cela signifie que vous ne perdez pas l’accès à vos projets existants lorsque Multiple Workspaces est introduit.
Questions fréquentes
Dois-je créer des Workspaces ?
Non, sauf si vous souhaitez utiliser plusieurs Workspaces dans votre Organization/entreprise.
Chaque Organization dispose automatiquement d’un Workspace par défaut. Si vous n’avez besoin que d’un seul Workspace, vous pouvez continuer à l’utiliser sans apporter de modifications.
Vous ne devez créer des Workspaces supplémentaires que si vous souhaitez séparer vos agences, équipes, marques, clients ou autres flux de travail.
Combien de Workspaces dois-je créer ?
Créez vos Workspaces en fonction de la manière dont vous souhaitez organiser votre activité.
Par exemple, vous pouvez créer un Workspace pour chaque :
Agence
Bureau
Ville
Équipe
Marque
Flux de travail client
Vous n’avez pas besoin de créer un Workspace pour chaque utilisateur ou projet.
Un utilisateur peut-il accéder à plusieurs Workspaces ?
Oui.
Les utilisateurs peuvent être attribués à plusieurs Workspaces lorsque cela est nécessaire.
Leur accès est déterminé par le rôle et les autorisations qui leur sont attribués dans chaque Workspace.
Puis-je donner à quelqu’un accès à un seul projet ?
Oui.
Utilisez un Project User lorsqu’une personne n’a besoin d’accéder qu’à certains projets.
Vous pouvez lui donner un accès en modification ou en consultation uniquement.
Puis-je donner à quelqu’un accès à tous les projets d’un Workspace ?
Oui.
Ajoutez-le en tant que Workspace User et choisissez un accès en modification ou en consultation.
Qu’advient-il de mes utilisateurs actuels ?
Les accès existants sont conservés pendant la migration.
Les Managers existants deviennent des Organization Managers et les accès existants aux projets sont conservés grâce au processus de migration.
Qu’advient-il de mes caméras ?
Les caméras sont attribuées à un Workspace.
Lors de la migration, les caméras existantes sont placées dans le Workspace par défaut.
Si votre Organization possède plusieurs Workspaces, les caméras peuvent être attribuées au Workspace approprié.
Une caméra peut-elle appartenir à plusieurs Workspaces ?
Non.
Une caméra peut être attribuée à un seul Workspace à la fois.
Un Workspace peut contenir plusieurs caméras.
Puis-je déplacer une caméra entre les Workspaces ?
Oui, si vous disposez des autorisations appropriées.
Puis-je fusionner ou diviser des projets entre les Workspaces ?
Non.
Les opérations de fusion et de division sont disponibles au sein d’un même Workspace.
Les projets ne peuvent pas être fusionnés ou divisés entre différents Workspaces.
Un projet peut être transféré vers le Workspace approprié avant d’effectuer une fusion ou une division.
Les Workspaces peuvent-ils partager des presets ?
Non, mais ils peuvent être dupliqués entre les Workspaces.
Les presets sont gérés par Workspace.
Lors de la création d’un nouveau Workspace, vous pouvez copier les presets d’un Workspace existant et les modifier, ou créer de nouveaux presets à partir de zéro.
Les Workspaces disposent-ils de comptes sociaux distincts ?
Oui.
Les intégrations YouTube, Facebook et Instagram sont gérées au niveau du Workspace, ce qui permet à différents Workspaces de connecter différents comptes sociaux.
Mes intégrations CRM sont-elles distinctes pour chaque Workspace ?
Oui.
La facturation reste au niveau de l’Organization, tout comme la connexion générale aux CRM (la possibilité de choisir quels Workspaces peuvent ou non s’intégrer aux CRM). Cependant, chaque Workspace peut être connecté à un CRM différent.
Puis-je voir les Analytics de tous mes Workspaces en même temps ?
Pas actuellement.
Les Analytics sont associés au Workspace actif : vous voyez donc les Analytics du Workspace que vous consultez actuellement.
Les Analytics à l’échelle de l’Organization sont prévus comme une fonctionnalité future.
Puis-je supprimer un Workspace ?
Oui.
Un Workspace peut être supprimé lorsqu’il est vide ou lorsque ses projets ont été transférés vers un autre Workspace au sein de la même Organization.
Puis-je revenir à l’ancienne configuration avec un seul Workspace ?
Si vous souhaitez utiliser un seul Workspace, cette mise à jour ne change rien pour vous.
Si votre Organization n’a besoin que d’un seul Workspace, vous pouvez continuer à utiliser le Workspace par défaut créé automatiquement.
Quelle est la différence entre une Organization et un Workspace ?
Votre Organization est le compte principal de votre entreprise.
Un Workspace est un espace de travail distinct au sein de cette Organization.
Imaginez l’Organization comme l’entreprise et les Workspaces comme ses différentes agences, équipes, marques ou flux de travail.
En un coup d’œil
Organization
Compte au niveau de l’entreprise
Facturation
Activation de la possibilité de connecter des intégrations CRM
Organization Managers
Gestion centralisée du compte
Workspace
Projets
Caméras
Intégration aux CRM (si elle est activée au niveau de l’Organization)
Utilisateurs
Presets
Configuration du branding
Intégrations sociales
Leads
Analytics
Vous pouvez tout conserver dans un seul Workspace par défaut ou créer des Workspaces supplémentaires à mesure que votre entreprise se développe.